Raporty zakupowe w pracy kupca

Terminowe i efektywne dostarczanie towarów i usług przez kupców jest jednym z głównych czynników sukcesu organizacji. Jednak dziś oczekuje się znacznie więcej niż zapewnianie produktów i oszczędności kosztów. Kupcy powinni tworzyć wartość organizacji na wiele sposobów np. wspierać wzrost przychodów, poprawiać jakość funkcjonowania organizacji, umacniać markę. Ale czy wystarcza? Skąd zarząd wie czy zakupy pracują dobrze? A jak zespołem ma zarządzać lider zakupów? Czy ma stać za plecami każdego dnia i sprawdzać pracowników, a może po prostu skorzystać z raportu zakupowego.

Raport zakupowy – po co?

Raport zakupowy pokazuje, jak wygląda proces udzielania zamówień, jego tempo, koszty, ryzyka, inne istotne aspekty procesu i jak wpływa on na organizację. Pokazuje również zarządowi, szerszy obraz obszaru zakupów i jego nowoczesne funkcjonowanie.  

Korzyści raportu zakupowego:

poprawia prognozowania finansowego firmy

• wskazuje czasy kluczowych zleceń i szybkość realizacji zamówień, pokazuje zależność od dostawców w określonych ramach czasowych,
• zapewnia możliwości poprawy krótkoterminowych i długoterminowych celów, wskazując istotne aspekty procesu zamówień,
• zwiększa efektywność finansową,
• minimalizuje błędy w łańcuchu dostaw, bo identyfikuje obszary problemowe,
• wskazuje, które relacje z dostawcami pracują dla nas, a które wymagają modyfikacji lub zmiany.

Jak wygląda raport zakupowy?

Przygotowanie raportu może okazać się wyzwaniem w początkowej fazie. Powstaje naturalne pytanie co w nim umieścić, jakie dane są istotne i interesujące dla organizacji. W ramach dobrych praktyk są umieszczane następujące informacje, które dotyczą:

• zaopatrzenia – aktualnego stanu zamówień wraz z etapami realizacji,
• kontroli kosztów, zawierające podsumowanie kosztów poniesionych w określonym czasie, oszczędności lub wzrostu wydatków i obserwowane zagrożenia w tym zakresie
• ryzyka – wskazują informacje o zagrożeniach i sposobach radzenia sobie z nimi,
• oceny współpracy z dostawcami – podsumowanie zrealizowanych działań i przyszłych planów,
• informacji nt. współpracy ze strategicznymi dostawcami. Poza poprawą efektywności czy kosztów na dzisiaj, dostawcy mogą dostarczać pomysłów do usprawnień czy uzyskania  przewagi konkurencyjnej,
• relacji z klientami wewnętrznymi – informacja o istotnych projektach realizowanych z klientami wewnętrznymi,
• usprawnień procesowych – ich oceny, informacji co warto poprawić, usprawnić.

Raporty to przysłowiowa szklana kula, pomagająca zobaczyć przeszłość, teraźniejszość, ale i przyszłość obszaru zakupów, by ten mógł się jak najlepiej rozwijać.

A teraz najistotniejsze: pozwólmy organizacji zapoznać się z raportem, sprawić by był ważny i żywy. Tak, by o kupcach mówiono dobrze i ceniono ich pracę. Powodzenia.