Terminowe i efektywne dostarczanie towarów i usług przez kupców jest jednym z głównych czynników sukcesu organizacji. Jednak dziś oczekuje się znacznie więcej niż zapewnianie produktów i oszczędności kosztów. Kupcy powinni tworzyć wartość organizacji na wiele sposobów np. wspierać wzrost przychodów, poprawiać jakość funkcjonowania organizacji, umacniać markę. Ale czy wystarcza? Skąd zarząd wie czy zakupy pracują dobrze? A jak zespołem ma zarządzać lider zakupów? Czy ma stać za plecami każdego dnia i sprawdzać pracowników, a może po prostu skorzystać z raportu zakupowego.
Raport zakupowy – po co?
Raport zakupowy pokazuje, jak wygląda proces udzielania zamówień, jego tempo, koszty, ryzyka, inne istotne aspekty procesu i jak wpływa on na organizację. Pokazuje również zarządowi, szerszy obraz obszaru zakupów i jego nowoczesne funkcjonowanie.
Korzyści raportu zakupowego:
poprawia prognozowania finansowego firmy
- wskazuje czasy kluczowych zleceń i szybkość realizacji zamówień, pokazuje zależność od dostawców w określonych ramach czasowych,
- zapewnia możliwości poprawy krótkoterminowych i długoterminowych celów, wskazując istotne aspekty procesu zamówień,
- zwiększa efektywność finansową,
- minimalizuje błędy w łańcuchu dostaw, bo identyfikuje obszary problemowe,
- wskazuje, które relacje z dostawcami pracują dla nas, a które wymagają modyfikacji lub zmiany.
Jak wygląda raport zakupowy?
Przygotowanie raportu może okazać się wyzwaniem w początkowej fazie. Powstaje naturalne pytanie co w nim umieścić, jakie dane są istotne i interesujące dla organizacji. W ramach dobrych praktyk są umieszczane następujące informacje, które dotyczą:
- zaopatrzenia – aktualnego stanu zamówień wraz z etapami realizacji,
- kontroli kosztów, zawierające podsumowanie kosztów poniesionych w określonym czasie, oszczędności lub wzrostu wydatków i obserwowane zagrożenia w tym zakresie
- ryzyka – wskazują informacje o zagrożeniach i sposobach radzenia sobie z nimi,
- oceny współpracy z dostawcami – podsumowanie zrealizowanych działań i przyszłych planów,
- informacji nt. współpracy ze strategicznymi dostawcami. Poza poprawą efektywności czy kosztów na dzisiaj, dostawcy mogą dostarczać pomysłów do usprawnień czy uzyskania przewagi konkurencyjnej,
- relacji z klientami wewnętrznymi – informacja o istotnych projektach realizowanych z klientami wewnętrznymi,
- usprawnień procesowych – ich oceny, informacji co warto poprawić, usprawnić.
Raporty to przysłowiowa szklana kula, pomagająca zobaczyć przeszłość, teraźniejszość, ale i przyszłość obszaru zakupów, by ten mógł się jak najlepiej rozwijać.
A teraz najistotniejsze: pozwólmy organizacji zapoznać się z raportem, sprawić by był ważny i żywy. Tak, by o kupcach mówiono dobrze i ceniono ich pracę. Powodzenia.
Pierwszy raz jestem na blogu, polecił mi go kolega ze studiów. Bardzo fajne i lekkie wpisy. Co do raportów to dobra rzecz przygotować taki raport i sprzedać się wynikami w organizacji. Raz na jakiś czas.
Cieszymy się bardzo i polecamy. A dobry raport pokazuje naszą pracę i miejsce gdzie jesteśmy.