Na sukces firmy składa się wiele składników, w tym sprawnie działające zakupy. Brak efektywnie płynącego procesu zakupowego prowadzić może do problemów z zamówieniami, pretensjami dostawców, kosztami finansowymi i bogatym katalogiem ryzyk.
Dużą cześć z nich możemy usprawnić prostymi metodami. Część możemy rozwiązać za pomocą systemów IT, wdrażając narzędzia zakupowe, automatyzując procesy, przekazując je do realizacji na zewnątrz firmy. Jednak to nie wszystko. Przecież wciąż są zadania, które są wynikiem ludzkiego błędu, a w rzeczywistości wymagają dobrego, ludzkiego podejścia.
Poniżej lista najczęstszych błędów w procesie zakupowym oraz działania jakie można podjąć by ich uniknąć.
- Cena ponad wszystko
Działy finansowe kochają niskie koszty, bo to dobrze wpływa na wynik działalności firmy. Hasła: najtaniej, rzadsze zakupy, rzadsze korzystanie z usług. Takie podejście jednak może odbić się czkawką na jakości, standardzie, wytrzymałości zakupionych dóbr czy usług. Trzeba znaleźć przestrzeń do negocjacji i poszukiwania rozwiązań wewnątrz firmy i z dostawcami, tak by maksymalizować efekty za rozsądną cenę. Spadek kosztów pomaga realizować oszczędności, ale pamiętajmy o całkowitych kosztach zakupu czy posiadania. Nie zawsze cena uczyni cuda.
- Brak zaufania
Z brakiem zaufania do dostawców trudno się funkcjonuje. Ciągłe pilnowanie, napięcie, niezrozumienie czy brak rozmowy nie służą procesom zakupom, kosztom oraz postrzeganiu naszej organizacji. To finalnie prowadzi do różnych problemów z zaopatrzeniem.
Zatem: rozmawiaj z dostawcami i buduj zaufanie. To w przyszłości pomoże uniknąć wielu problemów, albo ułatwić ich rozwiązywanie. To również płaszczyzna do budowania strategicznej współpracy, do poprawy warunków kontraktów i ulepszeń produktów.
Również w przypadku popełnionych przez nas błędów przy zamawianiu, co nie jest rzadkością ze względu na tempo prowadzonych transakcji, będzie łatwiej odkręcić sprawę, a w wielu przypadkach sam dostawca zwróci nam uwagę na pomyłkę. Taka współpraca jest też, oczywiście bardziej satysfakcjonująca w codziennej pracy.
To jednak nie oznacza że nie należy weryfikować dostawców. I tu, przechodzimy do kolejnego błędu.
- Brak prowadzenia weryfikacji kontrahenta
Nie zawsze to, co dostawca obiecuje jest prawdą. To o czym nam opowiada, informuje w ofercie należy poddać ocenie przed podjęciem decyzji o nawiązaniu współpracy.
Zatem: przed wybraniem dostawcy należy przeprowadzić jego ocenę wg. określonych kryteriów. Pamiętajmy też o równym traktowaniu i transparentności procesu.
- Brak zawartej umowy
Wciąż wiele firm dokonuje wciąż zakupów bez zawarcia umowy. Ich przygotowanie, może być postrzegane jako biurokracja, zajmuje też czas. Natomiast ich brak może generować na bieżąco lub w przyszłości znaczące problemy.
Rozwiązanie: przygotowujmy umowy, dokumentację, a dla usprawnienia korzystajmy ze wzorów standardowych.
- Brak szanowania zespołu, kupców
To nie tylko problem zakupów, ale wielu różnych obszarów w organizacji. Ludzie przychodzą do firmy, ale odchodzą od szefów. Zakupy do obszar wymagający wielu kompetencji, umiejętności pracy w dynamicznym środowisku, tempa pracy i stałego rozwoju. Podcinanie skrzydeł, nieracjonalne oczekiwania, nieadekwatne do pracy wynagrodzenie, stała presja czasu, brak możliwości rozmowy to tylko przykłady. Można je mnożyć, ale po co?
Szanujmy pracowników i dbajmy o ich komfort pracy i rozwój. Pisaliśmy też o tym tu: https://ozakupach.pl/2019/10/10/zmotywowany-zespol-zakupowy/
- Przywiązanie do dostawcy
Nie tylko w zakupach, ale równowagi zawsze lepiej stać na więcej niż jednej nodze. Zbytnie przywiązanie do dostawcy, brak alternatyw może stanowić wielki problem. Cena uzależnienia może być bardzo wysoka. Możemy narzekać na niską jakości produktu, kłopoty z terminowością, a także zmagać się z nierynkową ceną. Takie kłopoty są niemal nieuniknione, gdy mamy w danej kategorii tylko jednego dostawcę.
Oczywiście organizacja przetargów, zapytań ofertowych jest żmudna i czasochłonna. Jednak to błąd, gdy tego unikamy. Dywersyfikacja jest niezwykle ważna dla zapewnienia stabilności. Pamiętajmy o tym i wdrażajmy to w życie.
- Presja czasu
Ignorowanie wagi i kosztu czasu jest częstym błędem. Co ciekawe błąd, ten często zaczyna się poza kupcami, tj. do kupców za późno trafia informacja o potrzebach zakupowych. Brak precyzyjnej informacji, nieracjonalne oczekiwania w stosunku do rynku, brak znajomości potencjału dostawców, terminów realizacji kontraktów i oczekiwanie, że dostawca rzuci wszytko, bo my zgłaszamy mu potrzebę zakupową prowadzi do licznych problemów. Takie działanie może skutkować opóźnieniami w dostawie, presją wewnątrz organizacji, niezadowoleniem z pracy zespołów zakupowych, stratami finansowymi czy nawet przestojami w funkcjonowaniu firmy.
Niższe ceny od dostawców wiążą się często z długim czasem realizacji…. Bo czas jest zawsze istotny w procesie zakupowym.
Dbaj o plany zakupowe, dobrą komunikację, znaj rynek i jego wymagania w tym zakresie i wybierz dostawcę, którego przedział cenowy spełnia wymagania organizacji.
- Niejasna specyfikacja
Brak przygotowania, brak przemyślenia potrzeb zakupowych i poleganie na rozwiązaniach i intuicji dostawcy może prowadzić do nieoczekiwanych efektów. Z reguły mało korzystnych dla nas.
Jasno określone wymagania, możliwość zadawania pytań, prowadzenie dialogu z dostawcą prowadzą do dużo lepszych efektów. Tak róbmy. y
- Brak zrozumienia potencjału dostawcy
Problemy z zakupami wynikają również z braku poznania i zrozumienia kluczowych dostawców. Stawianie zbyt wysokich lub paradoksalnie zbyt niskich wymagań dostawcom prowadzi do obniżonych wyników współpracy.
Rozwiązanie: poznaj swojego dostawcę. Podczas procesu udzielania zamówień rozmawiaj, ucz się dostawcy i daj mu się poznać, komunikuj wymagania i monitoruj nie tylko zamówienia, ale i współpracę. Dokonuj regularnego przeglądu dostaw, kluczowych KPI i rozmawiaj o bieżących warunkach i ich ulepszeniu.
- Brak ustalonych KPI
KPI są niezbędne do wykonywania zadań, nadania kierunku i uwzględnieniem najlepszych praktyk. Czynniki, takie jak: cena zakupu, obniżenie kosztów, szybka dostawa itp. mogą być cenne, ale nie wystarczające. Ważne jest zapewnienie równowagi między kosztami, wartością, jakością, czasem, ryzykiem i uwzględnieniem zrównoważonego łańcucha dostaw. I jasne zakomunikowanie zespołowi kupców co dla nas ważne i o co toczy się stawka.
Na dzisiaj to tyle, ale to nie koniec listy. Zapraszamy do rozmowy i kolejnego postu w temacie.
Dodaj komentarz