Autorzy Bloga są doświadczonymi zakupowcami i wiedzą, podobnie jak Wy, że negocjacje z dostawcami nie zawsze są proste. Bywają czasochłonne, frustrujące, a gdy na końcu negocjacji pozostajemy z mniej niż pierwotnie zakładanym planem – rozczarowujące. Zastanówmy się dlaczego się nie powiodły. Oto przykłady sytuacji, które stanowić mogą kanwę do wyciągnięcia przez nas wniosków.
- Zbyt mocne dociskanie
Wykorzystanie własnej przewagi i pozycji w negocjacjach może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego. Znany jest nam przypadek, gdzie przeprowadzono negocjacje dla globalnego projektu IT, podczas którego wydawało się, że udało się zamknąć wszystkie istotne kwestie kompletną i szczegółową umową. Po rozpoczęciu projektu dostawca szybko zaczął tracić pieniądze. Nie mając dźwigni, lewaru oraz praktycznie możliwości wyjścia z umowy ostatecznie postanowił zatrzymać projekt.
Ostatecznie, aby doprowadzić projekt do końca trzeba było ponownie usiąść z dostawcą, znaleźć rozwiązanie i uczciwy kompromis. Ostatecznie projekt był sukcesem.
- Wewnętrzna strategia
Zaangażowanie kierownictwa w krytyczne negocjacje może być bardzo potężnym narzędziem, gdy odbywa się to w sposób uzgodniony.
Głównym celem innego znanego mi przykładu było zapewnienie dostaw określonego towaru oraz uzyskanie upustu cenowego, przy planowanym zwiększeniu dostaw. Klient biznesowy względem działu zakupów poinformowany został o strategii i wielu innych szczegółach oraz, że nic więcej poza trzy procentową redukcją cen jest niemożliwe (benchamrki rynkowe cen zdecydowanie potwierdzały słuszność tego założenia). Oczekiwanie na coś więcej będzie z naszej strony niepoważne i może nam raczej zagrozić wstrzymaniem dostaw.
Podczas gdy pierwsza część rzeczywistych negocjacji szła dobrze, kolega z biznesu zdecydował się zaskoczyć dostawcę jak i zakupy i stał się bardzo agresywny, grożąc dostawcy, że może przejść do innego dostawcy, jeśli nie zmniejszy ceny o co najmniej 15 procent. Nie tylko było to, bardzo obraźliwe dla naszego dostawcy, ale był to również kompletny blef i długoletni dostawca wiedział, że nie byliśmy w stanie odejść od stołu i szybko znaleźć coś innego. W rezultacie dostawca wstał i opuścił spotkanie, stwierdzając, że mamy jeden tydzień na przemyślenie oferty podniesienia cen o + 5 procent, ponieważ w przeciwnym razie przestaną nam dostarczać produkt. Zajęło category managerowi dwa miesiące na “naprawę” związku i przekonanie dostawcy do dalszego dostarczania towaru w niezmienionej cenie. Ponadto dojść musiało do szeregu ustępstw innego rodzaju.
- Jasność stron w kwestii uzgodnionych warunków
Upewnij się, że ostateczne warunki negocjacji są jasne dla obu stron. W jednym ze znanych mi przypadków dostawca odkrył niespodziankę, gdy okazało się, że w nowej umowie dostawy (ponad 35 milionów Euro), nie zostały dostosowane warunki do jego możliwości produkcyjnych. Roczne zapotrzebowanie pomnożone zostało, wzorem wcześniejszych lat, przez 10 i oczywiście, podczas negocjacji, dostawca nie ośmielił się przyznać, że nie ma zdolności do zaspokojenia takich potrzeb. Potrzeba była ponownego spotkania się i umówienia oraz oszacowania możliwości. Sytuacja ta pokazuje jak ważne jest zawsze ponowne potwierdzanie warunków, które osiągnięto przez strony.
- W ilości (nie) siła
Czasami wchodzimy do pokoju i widzimy więcej niż dziesięć osób wokół stołu. W takiej sytuacji jest bardzo mało prawdopodobne, że w następnych godzinach będzie widoczna jakakolwiek elastyczność. Że sprawy podążały będą do satysfakcjonujących strony kierunku. Z natury większość ludzi nie chce stracić gruntu w miejscach publicznych. Uważam, że najlepsze porozumienia są dokonywane w spotkaniach z mniejszą ilością uczestników, którzy zostali poinformowani z właściwym wyprzedzeniem.
- Uparty dostawca
Czasami nawet jeśli masz dowody, że można uzyskać lepszą cenę za tą samej jakość dostawca usztywnia swoje stanowisko. Takie zachowanie przez zasiedziałego dostawcę jest złe. Ostatecznie presja na ceny będzie przeważać, a nowy tańszy dostawca będzie lepszym wyborem.
- Zmiana protokołu
Przezwyciężenie nieproduktywnych, wcześniej istniejących relacji dostawców może wykoleić negocjacje. Pewna korporacja nabyła firmę, która miała silne powiązania z lokalną bazą zaopatrzenia. Miejscowi dostawcy pracowali z tą firmą od dziesięcioleci i rozwinęły nieskuteczne i nieefektywne nawyki, które były trudne do zmiany. Kiedy zwrócono się do istniejącej bazy zaopatrzenia, aby zastosować standardowe wymagania, napotkano afront i opozycję od tych dostawców. Kilka negocjacji poszło dobrze, jednak pozostałych dostawców trzeba było zmienić.
- Brak alternatyw
Jeden ze znanych mi managerów pracujących w Stanach Zjednoczonych ponad dziesięć lat temu, renegocjował umowy outsourcingu IT, które wygasły. Dane z analizy porównawczej wykazały, że ceny które funkcjonowały były znacznie wyższe od rynku. Z drugiej strony, dostawca wiedział, że nie ma żadnych innych alternatyw i cieszył go silny związek z CIO. Pomimo wysiłków, otrzymał jedynie niewielki spadek cen. Kolejnym krokiem było rozpoczęcie rozwoju alternatywnego dostawcy co dało silniejszą pozycję podczas kolejnego przedłużenia umowy.
Dodaj komentarz