Dźwignie zakupowe – zarządzanie popytem

Pisaliśmy już o podstawowych terminach i ewolucji rozumienia pojęcia dźwignia zakupowa: https://ozakupach.pl/2019/11/12/dzwignie-zakupowe-czesc-1/. Kupiec, w zależności od kategorii którą zarządza, dostosowuje dźwignie dla osiągnięcia wyznaczonego cel, którym może być na przykład: zapewnienie ciągłości dostaw, utrzymanie cen na poziomie inflacji itd.

Macierz Kraljica pomaga nam w określeniu czy w naszej kategorii zakupowej my zabiegamy o dostawców czy dostawcy zabiegają o nas. Nasze doświadczenie, wiedza pozwalają określić, którą dźwignię stosować. Aktywny kupiec pyta i szuka odpowiedzi.

W mojej ocenie na dźwignie zakupowe należy spojrzeć przede wszystkim z perspektywy zarządzania popytem (demand management), pozyskiwania strategicznego (strategic sourcing) oraz zarządzania kategorią (category management). Dzisiaj przyjrzymy się tej pierwszej.

Zarządzanie popytem

Zarządzanie popytem polega zarówno na krytycznym kwestionowaniu związku między popytem a wymaganym rezultatem (wyeliminowanie popytu, zmniejszenie ilości, uproszczenie specyfikacji, zachęcanie do zastępowania towaru i usługi), a także zmianie nastawienia i kultury organizacji wobec popytu (bardziej rygorystyczny proces i jego obserwacja, wzrost świadomości kosztów).

• Wyeliminowanie zbędnego popytu – polega na pytaniu, czy produkt lub usługa będzie miała jakikolwiek wpływ, jeśli nie będzie już dostarczana. Może to dotyczyć usług pomocniczych (np. art. biurowych), usług zbędnych z powodu zmian technologii, rynku lub firmy (np. technologia umożliwiła wyeliminowanie lub znaczną redukcję drukowania w pracy).

• Zmniejszanie ilości – polega na pytaniu, czy zmniejszając ilość możemy osiągnąć pożądany rezultat? Typowym przykładem jest kontraktowanie usług, gdzie płacimy „za gotowość”.

• Uproszczenie specyfikacji – rozumiemy przez to upraszczania specyfikacji, aby dopasować ją do celu. Typowym tego przykładem jest identyfikacja i redukcja „pozłacanych” specyfikacji, gdy chcemy więcej niż naprawdę potrzebujemy.

• Zachęcanie do zastępowania – jest to zarówno zastąpienie podobnego towaru / usługi po niższym koszcie, albo zastąpienie zupełnie innym towarem lub usługą, które mogą osiągnąć ten sam pożądany rezultat. Przykładem tego jest wprowadzenie technologii zastępującej pracę fizyczną. Zastosowanie tej dźwigni wymaga dobrej znajomości aktualnych ofert rynkowych i najlepszych praktyk branżowych.

• Ściślejszy proces i obserwacja – zasady i procedury, takie jak planowanie kosztów, zatwierdzanie budżetów, podpisywanie zamówień, funkcjonowanie centralnych struktur zakupowych, śledzenia zapasów, zwiększają przejrzystość i transparentność procesu zakupowego. Optymalizacja w tym obszarze wymaga szerokiego podejścia pracowników różnych struktur w organizacji. W ten sposób zmniejsza się niepotrzebne zapotrzebowanie, ponieważ pracownicy w całej organizacji są odpowiedzialni za wydatki i muszą pomyśleć dwa razy, zanim poproszą o następny towar / usługę.

• Zwiększanie świadomości kosztów – proces zapewniania, że „generatorzy” popytu są świadomi wpływu swoich decyzji na koszty. Podobnie jak „ściślejszy proces i obserwacja”, zwiększa to odpowiedzialność za generowanie popytu. Prostym przykładem tego jest podkreślenie opłat za anulowanie rezerwacji dla podróżujących, co może pomóc w zmniejszeniu częstotliwości występowania takich sytuacji.