Jak odpowiedzialnie zarządzać wydatkami, zachować ciągłość biznesową i rozwijać się w okresach kryzysu gospodarczego. Dzisiaj pierwsza część propozycji.
Wprowadzenie
Kontrolowanie kosztów i ograniczanie wydatków to dla firm najłatwiejszy sposób szybkiego dostosowania się do nieplanowanego spowolnienia gospodarczego.
Ekonomiczne skutki jakie przynieść może COVID-19 nie są dzisiaj łatwe do wyliczenia, prognozy nie są optymistyczne. Postaraj się jednak kontrolować to co powinno być pod Twoją kontrolą. Szybkie wdrożenie kontroli wydatków jest zadaniem strategicznym w sytuacji pogarszających się warunków prowadzenia biznesu. Brak narzędzi i rozwiązań w obecnym czasie jest jak balansowanie twojej organizacji między życiem, a śmiercią.
Kiedy pojawia się kryzys zdrowotny, taki jak Coronavirus / COVID-19 (SARS-CoV-2), praca zdalna może być jedyną praktyczną opcją kontynuowania operacji i zadań zakupowych. Pisaliśmy o tym kilka dni temu. Oczywiście nie każda firma może zapewnić pracę z „opcją domową. Ten model pracy wymaga cyfrowych narzędzi i procesów.
Czy Twoja firma jest gotowa?
Oto cztery strategie zarządzania wydatkami, które firma może wdrożyć w celu proaktywnego przeglądu kontroli wydatków w celu zminimalizowania negatywnego wpływu pogorszenia koniunktury na działalność firmy.
- blokowanie wydatków,
- intensyfikacja komunikowania się ze swoim zespołem i z organizacją,
- prognozowanie i odroczenie kosztów,
- zwiększenie odpowiedzialności za wydatki.
Blokowanie wydatków
Zwiększ odpowiedzialność zakupów za pomocą surowszych zezwoleń.
Wymaganie zgody przed utworzeniem zamówienia jest rozważne i konieczne przez cały czas, ale szczególnie w czasie kryzysu gospodarczego. Firmy powinny obniżyć wysokość kwot w której pełnomocnik może sam zawierać umowy lub zmniejszyć limity przyznane jednostkom biznesowym w organizacji, które uprawniają do realizacji potrzeby bez udziału zakupów. Na przykład sugerujemy zmniejszenie limitów nawet o 50% na wszystkie zamówienia . W zależności od wielkości firmy, należy rozważyć zwiększenie liczby w ścieżce zatwierdzeń, a nawet wprowadzenie CFO lub CEO, tym samym wykorzystać dyrektora finansowego lub kontrolera jako strażnika wszystkich płatności materialnych wychodzących za drzwi. Dzięki systemowi cyfrowemu łatwo jest utworzyć sekwencję różnych podmiotów zatwierdzających zlokalizowanych w różnych fizycznych lokalizacjach i elastycznie zmieniać poziomy zatwierdzania w miarę zmniejszania się wyzwań gospodarczych.
Popraw budżety
Nie ma czegoś takiego jak nadmierna analiza w czasach kryzysu. Planuj regularne spotkania w celu przeglądu raportów rzeczywistych wydatków w stosunku do budżetu i analizowania odchyleń. Sprawdzaj harmonogram wydatków i analizy zakupów w podziale na użytkowników, jednostki biznesowe i dostawców. Zastanów się czy wszystkie planowane wcześniej inwestycje muszą być realizowane w tej chwili.
Zbuduj przejrzysty proces oceny wniosków o zakupy, a także:
- Ułatwiaj przesyłanie potrzeb zakupowych (bez generowania papieru),
- Śledź zamówienie, kontroluj jego przemieszczanie się. Często zdarzają się zatory logistyczne. Ważne to jest szczególnie w kluczowych dla firmy produktach.
- Wszelkie szczegóły zamówienia, ich dokładna specyfikacja powinna być bezpośrednio ujęta we wniosku, aby zachować wszystkie informacje w jednym miejscu. Ceń swój czas, czas wnioskującego i dostawcy.
- Ustanawiaj zautomatyzowane kontrole i blokady, aby upewnić się, że dana osoba nie może zaakceptować tego samego złożonego wniosku i faktury jednocześnie bez osób trzecich. Włącz wbudowane i wydajne alerty, które dostarczają odpowiedzi w odpowiednim czasie.
Niedługo przeanalizujemy kolejne możliwości i podzielimy się nimi z Wami.
Photo by Nick Demou from Pexels
Dodaj komentarz