W drugiej części opracowania zwrócimy uwagę na dwa kolejne istotne elementy wymagające szczególnej atencji w okresie kryzysu dla działów zakupów, ale również dla całej organizacji.
- Oto jak możesz zintensyfikować komunikowanie się ze swoim zespołem i z organizacją
Inwestuj w narzędzia cyfrowe.
Oprogramowanie do zarządzania wydatkami umożliwia płynną komunikację, nawet gdy ludzie muszą pracować zdalnie. Platformy cyfrowe mogą nawet automatycznie wykonywać niektóre z rzeczywistych czynności komunikacyjnych. Powiadomienia te eliminują potrzebę długich wątków e-mail i wiadomości Slack, dzięki czemu proces jest bardziej wydajny i zorganizowany dla wszystkich zaangażowanych. Nie zapomnij też przeszkolić pracowników w zakresie nowych systemów i procesów: upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak prawidłowo korzystać z narzędzi.
Regularnie sprawdzaj wydatki.
Ustaw spójne godziny spotkań z poszczególnymi zespołami, działami i menedżerami w celu przeglądu kosztów budżetowych i rzeczywistych. Oprócz korzystania z oprogramowania do zarządzania wydatkami, zamówieniami generujących raporty i umożliwiające śledzenia wydatków inne narzędzia takiej jak te do wideokonferencji, takie jak MS Teams, Skype pomagają zespołom utrzymywać bezpośrednią komunikację i poczucie otwartej społeczności.
Bądź przejrzysty i transparentny.
Komunikuj nowe procesy i kontrole w kontekście kultury Twojej firmy. Skoncentruj swój zespół na jasnym i zwięzłym planie, który łatwo zrozumie. Pomoże to ludziom poczuć, że przyczyniają się do przyszłości firmy, a nie tylko zmieniają sposób, w jaki sami działają. Kultura wydatków organizacji odzwierciedla wspólne przekonania i praktyki, które informują o tym, jak, dlaczego i kiedy należy wydać pieniądze. Niezależnie od tego, jaki rodzaj kultury wydatków posiadasz, uzyskanie aktywnego i świadomego pracownika jest kluczem do ograniczenia kosztów w okresie spowolnienia. Muszą wiedzieć, w jaki sposób przyczyniają się do proaktywnego zarządzania wydatkami.
2. Prognozowanie i odroczenie kosztów.
Przeanalizuj, na co firma faktycznie musi wydać pieniądze w następnym miesiącu, kwartale i dwunastu miesiącach.
Myśl horyzontalnie. Nie padaj ofiarą gwałtownych jednostronnych reakcji i równomiernie ograniczaj wydatki. W przypadku firm, które mogą być odporne na recesję, arbitralne cięcie kosztów we wszystkich obszarach może narazić je na konkurencję i wysiedlenie.
W wielu przypadkach przeglądy budżetu na początkowych etapach spowolnienia ograniczają się do obszarów o zmiennych wydatkach, które najłatwiej jest powstrzymać. Jednak ignorowanie dużego obrazu przy podejściu „poczekajmy i zobaczymy” może wywołać długoterminowe reperkusje na zdrowiu twojego biznesu.
• Przygotuj prognozy w scenariuszach „najgorszy przypadek” i „najlepszy przypadek”
• Zaktualizuj analizy progu rentowności, aby przygotować się na wszystkie wyniki
• Poświęć czas na przemyślenie zmieniających się potrzeb klientów w perspektywie krótko- i długoterminowej
• Zaplanuj, jak najlepiej pozycjonować firmę, gdy rynek zacznie się poprawiać.
Odroczenie i opóźnienie wydatków związanych z wysokimi kosztami. Przejrzyj duże budżetowane wydatki biznesowe i przenieś je na następny kwartał lub rok obrotowy. Odłóż duże projekty z dużymi kosztami, takimi jak:
• Wydarzenia i konferencje
• Otwarcia biur i sklepów
• Nakłady inwestycyjne
• Nowe programy marketingowe i kampanie
Przejrzyj główne pozycje kosztów operacyjnych. W czasach kryzysu gotówka jest królem. Przegląd zasad funkcjonujących w miejscu pracy i wprowadzanie doń korekt może być niezwykle korzystny dla krótkoterminowych przepływów pieniężnych:
• Wdrożenie przyjaznego dla środowiska pracy miejsca pracy może mieć wpływ na wydatki. Zwróć uwagę na dotacje na podróże służbowe i materiały biurowe.
• Subskrypcje oprogramowania są znaczącym i stale rosnącym obszarem wydatków dla wielu firm. Natychmiastowe uruchomienie przeglądu wszystkich nadchodzących odnowień subskrypcji oprogramowania może rozpocząć inicjatywę ponownej oceny ROI stosu technologicznego w sposób strategiczny.
• Kontroluj swoje listy płac i wydatki na ludzi. Zdefiniuj pracę, która nie jest niezbędna, aby dokonać odpowiednich korekt, zachowując kulturę firmy i morale.
• Czy pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin mogą zostać zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin?
• Czy można odroczyć planowane zatrudnienie?
• Czy można zawiesić projekty kontraktowe?
Wyszukaj alternatywne opcje u dostawców.
• W trudnych czasach firmy często próbują wydłużyć terminy płatności swoich zobowiązań. Aby utrzymać pozytywne relacje z dostawcami, komunikuj się i bądź przejrzysty ze wszystkimi dostawcami, aby zwiększyć zaufanie i zmniejszyć potencjalne wyzwania związane z łańcuchem dostaw.
• Wykorzystaj relacje z dostawcami dzięki zarządzaniu kategoriami. Nawiązałeś strategiczne relacje biznesowe z preferowanymi dostawcami i wykonawcami? Upewnij się, że Twój zespół to wykorzysta. Jeśli nie można osiągnąć obopólnie korzystnych porozumień, rozważ pozyskanie nowych dostawców, którzy mogą zaoferować lepszą cenę, i oceń, jak szybko można podpisać nowe umowy.
• Doceń lojalnych i wiarygodnych partnerów którzy komunikują się z Tobą. Może warto grać z nimi w otwarte karty.
• Renegocjowanie umów to ważny sposób na uzyskanie oszczędności kosztów i ograniczenie ryzyka. Na przykład ustal nowe warunki dotyczące cen i dat płatności. Renegocjuj roczne subskrypcje na miesięczne lub kwartalne warunki płatności.
Przeanalizuj projekty zakładające uznaniowe wynagrodzenie. Tam, gdzie to możliwe, zmniejszaj i odkładaj wydatki uznaniowe. Kontroluj wydatki pośrednie, aby zwiększyć zyski. Zidentyfikuj i sprawdź niezbędne i nieistotne wydatki, zadając pytanie:
• Czy jest to koszt który „fajnie mieć”, czy jest on „krytyczny dla firmy”?
• Jeśli wyeliminujemy ten koszt, czy nasza sprzedaż lub relacje z klientami ucierpią w krótkim okresie?
• Jeśli wyeliminowalibyśmy ten koszt, czy nasza podstawowa sytuacja ucierpiałaby w krótkim okresie?
• Gdybyśmy wyeliminowali ten koszt, czy cierpiałoby morale członka zespołu?
Koszty uznaniowe można znaleźć w:
•Marketing i reklama
• Wydarzenie i konferencje
•Badania i rozwój
•Naprawy i konserwacji
• Freelancerzy i agencje
• Koszty biurowe, takie jak subskrypcje i materiały eksploatacyjne
• Koszty pracownicze, takie jak szkolenia i imprezy poza siedzibą firmy
• Koszty podróży
W czasie kryzysu, takiego jak COVID-19, ograniczenia podróży i globalne blokady przyspieszają poziom ograniczeń. Oczekujemy, że środowisko pracy zdalnej i korzystanie z oprogramowania do wideokonferencji znacznie zmniejszą koszty podróży – i Ty również. Ta zmiana kultury pracy może okazać się przewodnikiem w zakresie oszczędności kosztów podróży po ustąpieniu kryzysu.Zmień zasady dotyczące kart kredytowych: jeśli Twoja firma w dużym stopniu opiera się na kosztach podlegających zwrotowi lub korporacyjnych kartach kredytowych na część swoich uznaniowych wydatków, wprowadź tymczasowe zmiany w polityce wydatków, aby ograniczyć niepotrzebne wydatki. Jeśli Twoja firma korzysta z kart płatniczych, takich jak karta debetowo-kredytowa dla pracowników, powinieneś mieć możliwość odzyskania wcześniej zatwierdzonego kredytu, aby natychmiast zatrzymać tego rodzaju wydatki.
Zdjęcie autorstwa GEORGE DESIPRIS z Pexels
Dodaj komentarz