Nie zarządzaj kosztami. Zarządzaj dostawcami
Kontrola kosztów i redukcja wydatków to popularna reakcja na dostosowanie się do nieplanowanych zawirowań, o czym pisaliśmy https://ozakupach.pl/2020/04/03/kontrola-w-kryzysie-cz-1/. Skupienie się tylko na obniżeniu cen i „dociskaniu” dostawców jest jednak w wielu przypadkach krótkoterminowe, nie buduje relacji i nie sprzyja innowacjom. W trudnych sytuacjach, gdy potrzebujemy wsparcia nie ma też na kogo liczyć. W niektórych kategoriach towarów warto skupić się tylko na cenie, ale kategorie te są niewielkie w porównaniu z tymi w których usługi, logistyka, wsparcie, innowacje i inne usługi dodatkowe odgrywają ważną rolę w otrzymywanej wartości. Obecna sytuacja pokazuje, ile może kosztować skupienie się wyłącznie na oszczędnościach.
Zawierane umowy powinny być korzystne dla obu stron, w długoterminowej perspektywie. Aby takie miały miejsce, niezbędne jest zrozumienie kluczowych czynników kosztów przez kupców, przed rozpoczęciem negocjacji. To ważne dane, które mogą pomóc dobrze prowadzić negocjacje i doprowadzić do szczęśliwego zawarcia i wykonywania kontraktu.
Co zatem kupiec może zrobić, aby lepiej zrozumieć koszt produktu lub usługi?
Czy za takie dane trzeba płacić?
W jaki sposób wykorzystywać publicznie dostępne informacje do opracowywania modeli kosztów? To pytania, które często padają ze strony kupców i właścicieli.
Istnieje wiele sposobów, w których zamawiający zwiększają koszty dostawców. Może to być wymaganie opcji, z których nie będziemy korzystać, brak wiedzy o wymaganiach dostawcy, jego procesach, niekorzystne warunków płatności lub naleganie, aby dostawcy korzystali z sieci dostawców, która wymaga od nich uiszczenia opłat. To często niewidoczne pozornie koszty, jak np. opłaty sieciowe, marketingowe, ubezpieczenia, procent od dostarczania do grup zakupowych “prowizje”, nakładane na dostawców. Koszty te są przenoszone na kupującego.
Istnieje też wiele sposobów na obniżenie kosztów dostawcy. Jak je jednak uzyskać?
Udzielenie odpowiedzi na to pytanie wymaga uwzględnienia szeregu czynników i znajomości konkretnego dostawcy. Do rozważenia pozostaje:
1. Aktualna rentowność dostawcy, zarówno ogólna i z konkretnym zamawiającym. Co ją tworzy, a co niepotrzebnie nadbudowuje? czy na zapas nie żądamy zbyt wiele, z potem nie korzystamy?
2. Konkurencyjność zarówno sektora, jak i dostawcy, bieżąca sytuacja, wyzwania, regulacje. Jak wygląda popyt, podaż, koszty energii, materiałów, pracy, stan zapasów itd.
3. Siła dostawcy versus konkurencji, jaki jest popyt na dostarczany produkt, presja czasowa. Czy dostawca należy do: best-in-class?
3. Jak duże są koszty branży czy konkretnego dostawcy, w tym koszty pośrednie i bezpośrednie?
4. Czy dostawca może narzucać ceny klientom? Czy jest innowacyjny, co oferuje ekstra?
5. Czy dostawca dysponuje środkami do odzyskania zysku?
Całkowity koszt związany z danym produktem można podzielić na składniki, dokonując analizy kosztów. Analiza kosztów wymaga przeglądu tych, które bezpośrednio odnoszą się do produkcji każdej jednostki produktu (koszty bezpośrednie) oraz kosztów pośrednich. Wartości kosztów bezpośrednich w ustalaniu cen produktów są na ogół stosunkowo łatwe do ustalenia, czego nie można zawsze powiedzieć w przypadku kosztów pośrednich. Szczególnie, jeśli dostawca ma bogate portfolio produktów.
Całkowity koszt związany z danym produktem można podzielić na składniki, mając bazę kosztową. Informacje o kosztach można uzyskać również od dostawcy lub przy okazji propozycji zlecania nowego zakupu. Aby te dane uzyskać od dostawy, potrzebne są długoterminowe relacje. Jest to jedna z korzyści płynących ze zbudowanych więzi z dostawcami – dostęp do informacji i zaangażowanie dla uzyskania wzajemnych korzyści.
Informacje o cenach mogą być również wykorzystane do określenia, w jakim stopniu otrzymujemy konkurencyjne ceny. Są one łatwiej dostępne, gdy istnieje konkurencja. Gdy, jednak jest ona ograniczona lub nie istnieje pomocna staje się analiza kosztów. Zdecydowanie najlepszą sytuacją jest możliwość uzyskania informacji od dostawców. Staje się ona jednym z elementów działania obydwu stron na rzecz redukcji kosztów, budując zysk obu stron. Dlatego wiele firm nie skupia się na oszczędzaniu dodatkowych x% na cenie. Zamiast tego szuka i współpracuje z dostawcami, którzy mogą pomóc firmie w opracowaniu nowych rozwiązań i optymalizacji bieżących procesów. Budują długoterminowe relacje z kluczowymi partnerami dla osiągnięcia wzajemnego wzrostu. Ścisła współpraca z dostawcami pomaga budować przewagę konkurencyjną.
Co jeszcze warto zrobić, by poznać koszty?
Do oceny w dokonaniu wyboru i monitoringu dostawcy pozostają też koszty współpracy i tu warto zwrócić uwagę na:
- koszty produkcji, zdolności produkcyjne i techniczne, elastyczność w przypadku modyfikacji, otwartość na zmiany,
- jakość, skala błędów czy usterek, innowacyjność, prowadzone badania, angażowanie w rozwój,
- usługi dodatkowe: dostępność, przepływ informacji, gwarancje, wypełnianie zobowiązań,
- kwestie finansowe, stabilność, bezpieczeństwo,
- system zamawiania, jego złożoność, czasochłonność,
- zagadnienia związane z odpowiedzialnym łańcuchem dostaw: bezpieczeństwo pracy, środowiska, wpływ na otoczenie.
Negocjacje oparte na faktach to skuteczna strategia redukcji kosztów. Szczegółowe informacje o kosztach umożliwiają skoncentrowanie się w rozmowach o elementach, za które możemy przepłacać. To strategia bardziej skuteczna niż powiedzenie: “chcę 10% obniżki ceny”. Po prostu lepiej jest powiedzieć „że powinienem za to płacić mniej”. Jak w każdej negocjacji, im więcej informacji mamy, tym lepiej.
Budowanie dobrej współpracy z dostawcami jest kluczem do poprawy rentowności. Próby stałego wyciskania cen mogą sprawić, że partnerstwo będzie trudniejsze do osiągnięcia. Relacje z dostawcą mogą wówczas pozostać czysto transakcyjne. Do tego możemy uzyskać niższy poziom usług, bo dostawca obniża świadczenia, celem ochrony rentowności. Nie zapominajmy, że taką reputację możemy mieć też na rynku. Gdy będziemy rozmawiać z nowymi dostawcami, mogą oni kwotować ceny tak by zabezpieczyć się przed przyszłymi próbami ich obniżki.
Dodaj komentarz