Jak rozmawiać z dostawcami w trudnych czasach?
Pierwsze miesiące 2020 roku pokazały dramatyczne sygnały na światowych rynkach. Obawy o spowolnienie gospodarcze, spadki na rynkach akcji, dynamika cen surowców, wzrost bezrobocia stanowią poważne wyzwania na rynku, w tym rzecz jasna dla kupców. O tym czytamy każdego dnia. Są to nie tylko informacje niepokojące, ale również mocno wpływające na działalność zakupów.
Mówi się, że kiedy czasy stają się trudne, to zaopatrzenie powraca do najbardziej podstawowych funkcji i modeli. Bo celem jest obniżenie kosztów i poprawa przepływu środków pieniężnych. Dlatego kupcy działający pod presją, z jednej strony żądają obniżek cen, zwiększenia wartości, prawie grożąc dostawcom, a z drugiej przedłużają warunki płatności czy obniżają kary umowne. Każde z tych rozwiązań ma długofalowe skutki dla relacji z dostawcami i tworzy różne ryzyka dla dostaw i bezpieczeństwa. Często brzemienne w skutki na wiele lat.
Spróbujmy jednak na to spojrzeć od pozytywnej strony. Zarządzanie relacjami z dostawcami może stać się czynnikiem decydującym o rentowności i jakości organizacji, szczególnie w niepewnych czasach. Wybór odpowiednich dostawców nie jest łatwym zadaniem. Nie mamy pewności czy wybieramy najlepszego dostawcę i że współpraca z nim będzie zadowalająca i długofalowa. Z kolei, zmiana dostawcy często łączy się z poświęconym czasem, wysiłkiem i budowaniem kolejnej relacji z nowym podmiotem. Niezależnie od tego, jakie czasy nas czekają, podstawowym zadaniem zakupów jest zapewnienie dostaw i wsparcie w budowaniu przewagi konkurencyjnej przy wykorzystanie rynków zewnętrznych. A to oznacza znalezienie najlepszych dostawców, utrzymanie obecnych lub też ich zmianę. Wymaga to od kupców znajomości rynków, panujących na nich warunków, nowych dostawców i nowych produktów lub usług.
Globalizacja łańcucha dostaw umożliwia zakupy ze światowych rynków. Outsourcing to sposób na uzyskanie towarów i usług, sposób na redukcję kosztów i zwiększenia zdolności konkurencyjnych. Jednak outsourcing może prowadzić do nadmiernej złożoności i niepewności wynikającej z ryzyka biznesowego: kryzysów, katastrof ekologicznych czy problemów społecznych. Dodatkowo firmy szacują, że poświęcają średnio tygodniowo ok. 55 godzin na ręcznym przetwarzaniu dokumentów, do tego 39 godzin spędzają nad fakturami, występującymi rozbieżnościami i błędami oraz 23 godzin na odpowiadaniu na powtarzające się pytania dostawców” (mhlnews.com 2017 r.). Często brakuje za to czasu na budowanie relacji z dostawcami. Warto poświęcić temu uwagę i skupić się na bazach dostawców, tak aby zidentyfikować tych, którzy mogą stać się partnerami strategicznymi. Uporządkować dane w zakresie, kto jest kluczowym dostawcą ze względu na wagę zakupów dla organizacji, na istniejących wąskich gardłach, możliwości alternatywnych rozwiązań. Wymaga to ustrukturyzowego podejścia, wdrażania programów w tym zakresie i zarządzania nimi w perspektywie długoterminowej.
Co jeszcze można zrobić?
- komunikuj się z kluczowymi dostawcami regularnie i dokonuj przeglądów, tak by zidentyfikować możliwości poprawy; podczas spotkań warto rozmawiać otwarcie o oczekiwaniach i problemach,
- podczas negocjacji skoncentruj się na całkowitym koszcie lub łącznej wartości,
- zaproś do dialogu użytkowników, to oni są ekspertami,
- ustal mechanizmy kontroli i audytu dostawców,
- buduj szacunek w relacjach,
- wymieniaj informacje, tak by zrozumieć kluczowe procesy,
- szacuj ryzyko dostawcy związane z awariami. Mogą być to zapytania o potencjalne awarie – co się stanie, gdy będą zakłócenia w dostawach oraz o te rzeczywiste awarie, które miały już miejsce. To umożliwia skalę oceny ryzyka.
Zbudowanie współpracy może zapewnić większą elastyczność, zdolność adaptacji i dostosowanie do oczekiwań. Wymiana wiedzy umożliwia stworzenie łańcucha dostaw, który tworzy prawdziwą wartość dla wszystkich zainteresowanych. Dostawcy, którzy wykraczają poza poziom minimum działania budują nowy biznes. Ich rozwiązania pomagają klientom poprawić produkty, jakość, procesy i zmniejszają koszty przynosząc finalnie większą wartość.
Jak słusznie powiedziano, “dobry początek to połowa wygranej bitwy”. Każda organizacja ma różne priorytety i strategie które pomagają wybrać odpowiedni poziom zaangażowania dostawców. Wiemy też, że cele zakupów i obszarów zamawiających – użytkowników mogą być różne, a czasami wzajemnie sprzeczne. W związku z tym nie można twierdzić, że istnieje jedna wspólna strategia dla wszystkich departamentów. Do tego dochodzą jak zauważyliśmy oczekiwania finansów z presją na osiąganie najniższych kosztów. Podczas, gdy cele mogą być naturalnie różne, warto wypracować mechanizmy wyboru i oceny dostawców.
A Ty jak rozmawiasz ze swoim dostawcą?
Źródło danych nt. czasu pracy kupców: (mhlnews.com 2017 r.).
Dodaj komentarz